6 Fehler bei der Beschaffung von externer Unterstützung – warum Unternehmen an den falschen Schrauben drehen
Aktualisiert: vor 3 Stunden
Transformation, Digitalisierung, regulatorische Anforderungen, Fachkräftemangel und Kostendruck prägen die Agenda von Vorständen und Geschäftsführungen branchenübergreifend. Projekte werden komplexer, Time-to-Market wird kritischer und langfristige Investitionen werden selektiver getätigt.
In diesem Umfeld sind passgenaue Expertise, effiziente Budgetallokation und Flexibilität in Bezug auf Personal-Ressourcen unerlässlich. Dennoch zeigt unsere tägliche Praxis bei AT ON: Viele Unternehmen scheitern nicht an knappen Budgets, sondern an falschen Annahmen in der Beschaffung externer Ressourcen.
Die Kosten für diese Falschannahmen gehen nicht nur regelmäßig in die Millionen, sondern können auch wichtige strategische Vorsprünge verhindern. Hier die von uns am häufigsten beobachteten Fehler bei der Stellenbesetzung.
1: Der Bedarf an externer Unterstützung wird zu spät erkannt
Begriffe wie Transformation, Digitalisierung, KI oder Change sind allgegenwärtig. Doch unabhängig von Buzzwords wie dieser gilt eine einfache betriebswirtschaftliche Wahrheit:Unternehmen mussten sich schon immer an veränderte Markt-, Wettbewerbs- und Technologiebedingungen anpassen – heute jedoch schneller, umfassender und unter höherem Risiko.
In vielen Organisationen wird externer Unterstützungsbedarf dennoch systematisch unterschätzt. Gründe dafür sind meist struktureller Natur:
Der Wunsch, Veränderung „aus eigener Kraft“ zu bewältigen
Angst vor dem Aufdecken von Fehlern durch einen Blick von außen
Festgefahrene interne Strukturen und Prozesse
Reduktion der internen Einstellungsquote erlaubt keine Unterstützung von außen
Diese Faktoren führen dazu, dass Initiativen zu lange intern gehalten werden – selbst dann, wenn klar erkennbar ist, dass Umsetzungsgeschwindigkeit, Expertise oder Veränderungsfähigkeit fehlen. Die Konsequenz: Mangelnder Erfolg bei der Umsetzung von Initiativen.
Dabei haben Unternehmen und Manager meist kein Wissens-, sondern vielmehr ein Umsetzungsproblem. Über 80% unserer Kunden kennen Ihre Baustellen, haben aber oft
keine – oder nicht die passende – Kapazität, sich dieser anzunehmen.
Warum der Blick von außen entscheidend ist
Erfahrene externe Projektleiter und Berater bringen drei fundamentale Eigenschaften mit:
Unabhängigkeit von internen Interessenlagen
Erprobte Umsetzungs- und Strukturierungserfahrung aus vergleichbaren Vorhaben
Fokus auf Ergebnis und Projekterfolg statt auf interne Akzeptanzmechanismen
Externe Unterstützung ist also kein Zeichen von Inkompetenz, sondern vielmehr Ausdruck professioneller und effizienter Steuerung.
Wann externe Ressourcen strategisch sinnvoll sind
Externe Experten sollten spätestens dann eingebunden werden, wenn:
· Kurz- oder mittelfristig zusätzliche Umsetzungskapazität benötigt wird
· Spezifisches Know-how intern nicht vorhanden oder beschaffbar ist
· Interne Initiativen wiederholt ins Stocken geraten sind
2: Fehlende Margen- und Preistransparenz
1.100 € oder 1.300€ - welcher Preis ist marktgerecht? Trotz häufigem Einsatz von Rate-Cards in der Regel nicht pauschalisierbar. Denn: Kunden kennen in der Regel nur den Verkaufspreis des Dienstleisters, nicht aber welcher Betrag wirklich beim Freelancer landet.
Je weniger tatsächlich beim Berater bzw. Freelancer landet, desto mehr – oftmals auf den ersten Blick nicht erkennbare, Abstriche müssen beim Profil gemacht werden.
Im Markt bewegen sich Vermittlungsmargen typischerweise von 15 % bis über 35 %. Ohne Transparenz ist für Entscheider schwerlich bewertbar, für welche Qualität sie bezahlen.
Ein Beispiel
Ein Prompt Engineer verlangt 950 € Tagessatz.
Anbieter A verkauft ihn für 1.100 €
Anbieter B für 1.300 €
Die Leistung ist identisch – der Unterschied liegt ausschließlich in der Marge.
Die zusätzlichen Kosten für einen 6-monatigen Einsatz belaufen sich so schnell auf 20 Tage x 6 Monate x 200€ = 24.000€ pro Freelancer.
Im umgekehrten Szenario, bei einer Vorgabe des Tagessatzes auf z.B. 1.100€, werden hingegen unterschiedliche Qualitäten eingekauft. So erhält ein Freelancer über Anbieter A 950€, über Anbieter B nur 800€ pro Tag. Wird ein versierter und gefragter Freelancer, der zunächst über Anbieter B angesprochen wird, dieses „Angebot“ annehmen oder zukünftig überhaupt weitere Anfragen für diesen Kunden (z.B. via Anbieter A) in Betracht ziehen?
AT ON setzt deshalb auf volle Transparenz gegenüber Kunde und Freelancer. Dank effizientem Set-Up (z.B. Vorselektion von Profilen unterstützt durch KI) beträgt die AT ON Marge 15%.
Warum Rate-Cards keine Lösung sind
Rate-Cards funktionieren allenfalls bei standardisierten Profilen. Bei hochspezialisierten – und sich ggf. schnell verändernden Rollen – etwa im Bereich:
DORA-Compliance
Blockchain-Architektur
AI / Data Engineering
stoßen sie schnell an ihre Grenzen.
Unser Tipp: Setzen Sie auf Dienstleister mit transparenter Marge!
3: Freelancer sind zu teuer
Tagessätze zwischen 600 € und 1.500 € wirken auf den ersten Blick hoch – insbesondere im Vergleich zu internen Personalkosten. Dieser Vergleich hinkt jedoch.
Ein Kostenvergleich
Ausgangslage:
IT-Transformationsprojekt
Laufzeit: 12 Monate
Der Bedarf: Vollzeit-Projektleitung
Externe Projektleitung: 1.100 € Tagessatz × 200 Tage = 220.000 €
Festanstellung mit vergleichbarer Qualität:
100.000 € Jahresgehalt × 1,3 Lohnnebenkosten × durchschnittlich 8 Jahre Betriebszugehörigkeit = ~1.040.000 € Gesamtkosten
Zusätzliche Effekte externer Ressourcen:
keine langfristige Fixkostenbindung
sofortige Produktivität
hohe Spezialisierung
starke Ergebnisorientierung
Festanstellungen sind strategisch sinnvoll – aber nur, wenn die Rolle langfristig benötigt wird und passende Kandidaten verfügbar sind. Für projektbasierte Anforderungen sind externe Freelancer meist die effizientere und auch kostengünstigere Lösung.
4: Recruiter und Account Manager reichen für die Profilauswahl
Der Großteil der Vermittler organisiert sich wie folgt:
Recruiter übernehmen Profilsuche
Account Manager betreuen den Kunden
Für operative, einfache Rollen mag dieser Ansatz funktionieren. Für komplexe Profilanforderungen ist dieses Modell jedoch völlig ungeeignet.
Die Probleme
Recruiter sind Generalisten ohne Projekterfahrung, sie können keine saubere fachliche Einschätzung vornehmen
Fachliche Tiefe wird anhand von Lebensläufen bewertet
Kundenanforderungen werden selten hinterfragt
Das Ergebnis sind Fehlbesetzungen, Eskalationen und Projektverzögerungen – mit unmittelbarer Wirkung auf die Projektziele.
Worauf Sie bei Dienstleistern achten sollten:
Wer übernimmt die Profilauswahl? Werden erfahrene Projektmanager mit fachlicher Expertise eingesetzt oder Recruiter und Vertriebsprofis?
Wie wird die Projekteignung geprüft? Lediglich via Lebenslauf oder finden ausführliche Eignungstests (Vorab-Interviews, Case-Studies, …) statt?
Werden Profilanforderungen vom Dienstleister auf Augenhöhe gechallenged oder kommentarlos übernommen?
Bei AT ON erfolgt Bedarfsanalyse und Profilauswahl ausschließlich durch erfahrene Projektleiter und Berater. Ergänzt wird dies durch projektspezifische Case-Interviews inklusive Präsentation durch die Kandidaten.
Nur wer selbst Projektverantwortung getragen hat, kann Anforderungen realistisch bewerten.
5: Festangestellte Berater liefern bessere Qualität
Viele Beratungen argumentieren, dass bei einer Beratung festangestellte Berater/Projektmanager (Achtung: Nicht ANÜ!) per se qualitativ hochwertiger seien als vermittelte Freelancer. Das beruhe auf besserer Qualitätssicherung und interner Weiterbildung. Unserer Erfahrung nach lässt sich die Qualität anhand dieser Einordnung jedoch nicht klassifizieren.
Zwar mag es interne Qualitätssicherung und auch Weiterbildungen für interne Berater geben. Aber sollte man sich nicht folgende Fragen stellen:
Gibt es somit keine/schlechtere Qualitätssicherung für externe Berater?
Bilden sich Freelancer per se weniger weiter?
Ökonomischer Zielkonflikt
Ein Faktor bei der Qualitäts-Diskussion zwischen festangestellt und Freelancer wird oft außen vorgelassen: Festangestellte Ressourcen müssen zur Rentabilität des Dienstleisters ausgelastet werden. Gerade bei spezialisierten Profilen führt das zu einem Auslastungs-Problem für die Beratung/den Dienstleister.
Die Risiken:
Zu starker Fokus auf Auslastung, weniger auf Profil-Fit
Unnötig lange Einarbeitungsphasen
Qualitätsverluste
Freelancer hingegen:
Stehen in umfangreicherer Auswahl zur Verfügung, als eine einzelne Vermittlung/Beratung anstellen könnte
werden projektgenau ausgewählt
sind auf Grund von leistungsabhängigen Beauftragungen schon monetär hoch motiviert
Fehlbesetzungen kann es in beiden Fällen geben. Die entscheidende Frage ist also nicht ob festangestellt oder freiberuflich, sondern: Wie präzise ist der Match zwischen Anforderung und Profil?
6: Fachliche Skills sind ausreichend
Viele Unternehmen definieren Profile primär über Hard Skills:
Jahre Berufserfahrung
Branchenkenntnis
Tools und Methoden
Diese Kriterien sind leicht prüfbar – aber selten allein erfolgsentscheidend.
Warum Soft Skills über Erfolg oder Misserfolg entscheiden
In kritischen Projekten sind es Fähigkeiten wie:
Durchsetzungsfähigkeit
Kommunikationsstärke
Empathie und Konfliktfähigkeit
Belastbarkeit
die über Fortschritt oder Stillstand entscheiden. Leider werden diese Skills nicht immer abgefragt und noch seltener geprüft. Unser Tipp: Achten Sie darauf, dass mit den Profilen auch Bewertungen zu Soft-Skills (z.B. in Form eines Persönlichkeits-Profils) mitgeliefert werden.
Fazit: Erfolgreiche Freelancer-Beschaffung gelingt nur durch Transparenz und persönliches Engagement des Vermittlers
Die Beschaffung externer Berater, Projektleiter und Experten ist, insbesondere bei spezialisierten und/oder kurz- bis mittelfristig benötigter Ressourcen, vorteilhaft und wirtschaftlich sinnvoll. Entscheidend bei der Beschaffung ist i.d.R. nicht möglichst viele Profile, niedrige Tagessätze oder kurzfristige Profilvorstellung – sondern Transparenz, Projekterfahrung und echtes persönliches Engagement des Dienstleisters.
Unsere Tipps für erfolgreiche Freelancer-Beschaffung über Dienstleister:
Frühzeitige Auseinandersetzung mit Freelancer-Option: Je mehr Vorlaufzeit, desto bessere Profile
Ansprechpartner des Dienstleisters sollten umfangreiches fachliches/technisches Know-How verfügen: Keine Recruiter oder reine Account Manager
Dienstleister sollten auf Transparenz bei Ihrer Margengestaltung gegenüber Kunden und Freelancern legen
Im Auswahlprozess werden fachliche und persönliche Kompetenzen geprüft, inklusive Dokumentation (z.B. via Case, Soft- und Hard-Skill-Profil)
Der Dienstleister tritt als echter Sparringspartner bei der Profil-Definition und Eruierung der Rahmenbedingungen auf.
Ein Vermittler, der lediglich Profile weiterleitet, schafft keinen Mehrwert. Ein echter Partner hingegen übernimmt persönlich Verantwortung für Ergebnis, Passgenauigkeit und Projekterfolg.
AT ON versteht sich genau in dieser Rolle: als spezialisierte Unternehmensberatung und Vermittlung für externe Berater, Projektleiter und Experten – mit klarem Fokus auf Transparenz, Qualität und persönlichem Engagement für unsere Kunden.